Reglement Afzeggingen en Terugbetalingen

Wandelclub Vier Op Een Rij vzw – Groot-Zedelgem

1. Toepassingsgebied
   Dit reglement is van toepassing op alle door de wandelclub georganiseerde activiteiten waarvoor een financiële bijdrage wordt gevraagd, waaronder onder meer ééndaagse busreizen, meerdaagse busreizen, het jaarfeest (diner) en andere betaalde clubactiviteiten.

Betalingen met waardebonnen of gedeeltelijk met waardebonnen zijn gelijkgesteld als het online-betalen, met cash of via overschrijving.

2. Inschrijving en aanvaarding van het reglement
   Een inschrijving is pas definitief na ontvangst van de volledige betaling.
   Door zich definitief in te schrijven en te betalen, verklaart de deelnemer zich uitdrukkelijk akkoord met dit reglement.
   Bij inschrijving bevestigt de deelnemer dit akkoord via een aankruisvakje op het inschrijvingsformulier.
3. Annulering door de deelnemer
   Een annulering kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren.
   Een telefonische annulering moet verplicht gevolgd worden door een schriftelijke bevestiging via e-mail.
   De datum van ontvangst van de schriftelijke annulering geldt als officiële annuleringsdatum.
4. Terugbetalingsvoorwaarden
   De hieronder vermelde termijnen en percentages zijn vastgelegd en gelden voor iedereen op dezelfde manier. Ze worden niet aangepast of uitzonderlijk gewijzigd.
5. Annulering meer dan 30 kalenderdagen vóór de activiteit
   Bij annulering meer dan 30 kalenderdagen vóór de start van de activiteit wordt 90 procent van de betaalde bijdrage terugbetaald.
   10 procent wordt ingehouden als administratieve kost.
   Ook bij annulering om medische redenen blijft deze regeling van toepassing.
6. Annulering tussen 30 en 1 kalenderdagen vóór de activiteit
   Bij annulering tussen 30 en 1 kalenderdagen vóór de start van de activiteit wordt 25 procent van de betaalde bijdrage terugbetaald.
   Ook bij annulering om medische redenen blijft deze regeling van toepassing.
7. Annulering minder dan 24 uren vóór de activiteit of niet deelnemen
   Bij annulering minder dan 24 uren vóór de activiteit, of bij het niet verschijnen op de activiteit, is geen terugbetaling mogelijk.
   Ook annuleringen om medische redenen geven in dit geval geen recht op terugbetaling.
8. Medische redenen
   Medische redenen kunnen aanleiding geven tot annulering, maar geven geen automatisch recht op bijkomende of volledige terugbetaling.
   Medische omstandigheden kunnen zich op elk moment voordoen, ook ruim vóór de activiteit.
   Om die reden gelden de vastgelegde termijnen en percentages ongeacht de aard of het moment van de medische oorzaak.
   Indien de deelnemer zich beroept op medische redenen, kan het bestuur vragen om een doktersattest, zonder dat dit invloed heeft op de terugbetalingsregeling.
9. Reservelijst en volgorde van vervanging
   Voor activiteiten met een beperkt aantal plaatsen kan de wandelclub werken met een reservelijst.
   Wanneer een ingeschreven deelnemer annuleert, krijgen de personen op deze reservelijst in volgorde van inschrijving als eerste de kans om de vrijgekomen plaats in te nemen.

Pas wanneer de reservelijst volledig is uitgeput of wanneer niemand van de reservelijst de vrijgekomen plaats wenst in te nemen, kan de annulerende deelnemer zelf een vervanger voorstellen.

7. Vervanging door eigen kandidaat
   Indien een deelnemer, conform artikel 6, zelf een vervanger mag voorstellen, gelden volgende voorwaarden:

• de vervanger schrijft zich correct in;
• de vervanger betaalt de volledige deelnameprijs;
• de vervanging wordt bevestigd door de organisatie.

Van zodra aan deze voorwaarden is voldaan, heeft de oorspronkelijk ingeschreven deelnemer recht op volledige terugbetaling van het door hem of haar betaalde bedrag, ongeacht het moment van annulering.

8. Annulering door de wandelclub
   Indien de wandelclub een activiteit moet annuleren wegens overmacht, onvoldoende inschrijvingen of andere onvoorziene omstandigheden, wordt de betaalde bijdrage volledig terugbetaald.
   De club kan er ook voor kiezen een alternatief aan te bieden, zoals een verplaatsing van de activiteit of een tegoed voor een andere activiteit.
9. Overdraagbaarheid en verantwoordelijkheid
   De oorspronkelijke deelnemer blijft verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte gegevens van de vervanger.
   De wandelclub kan een vervanger weigeren indien dit organisatorisch of praktisch niet haalbaar is.
10. Uitbetaling van terugbetalingen
    Goedgekeurde terugbetalingen worden uitgevoerd binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de activiteit of na de verwerking van de annulering.
11. Slotbepaling
    Dit reglement werd opgesteld om duidelijkheid, transparantie en gelijke behandeling van alle leden te garanderen.
    Door definitieve inschrijving verklaart elke deelnemer zich akkoord met deze voorwaarden.
    Het bestuur past dit reglement consequent toe en beschouwt het als bindend bij eventuele betwistingen.

Goedgekeurd door het Bestuur op 19 december 2025.